Datenschutzerklärung

Gemäß DSGVO (EU) 2016/679 und DSG (Datenschutzgesetz Österreich)

1. Verantwortlicher

NewWays AI Development & Consulting GmbH
Geschäftsführerin: Jacqueline Hubmann
Bahnweg 3D, 9220 Velden am Wörthersee, Österreich
FN 684047b, Landesgericht Klagenfurt
E-Mail: office@newways.gmbh

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten ausschließlich, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen, etwa über unser Kontaktformular. Dazu gehören:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Inhalt Ihrer Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

3. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für eventuelle Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Ihre Anfrage legen wir außerdem in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM) an, um sie zu bearbeiten und nachzuverfolgen.

Für den E-Mail-Versand nutzen wir den Dienst Resend(Resend Inc., USA). Resend verarbeitet Daten gemäß DSGVO; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Mehr Informationen: resend.com/legal/privacy-policy

4. KI-Sprachassistent

Auf unserer Website können Sie freiwillig schriftlich im Chat oder per Sprache mit einem KI-Assistenten sprechen. Das Sprach-Widget wird aus unserem eigenen Portal voiceagent.newways.gmbh geladen. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser dort das Skript und die Gestaltung des Widgets; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übertragen. Zur Abwehr von Missbrauch begrenzt das Portal die Zahl der Gesprächsstarts je Besucher und verwendet dafür nur eine Prüfsumme der IP-Adresse, nicht die Adresse selbst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Sprachmodus wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); das Mikrofon wird erst nach Ihrem Klick auf den Start-Button angefragt. Gesprächsprotokolle werden nur gespeichert, wenn dies für den Assistenten aktiviert ist, und nach der dort festgelegten Frist gelöscht.

Findet der Assistent zu einer Frage keine Antwort in unserer Wissensbasis, speichern wir den Text dieser Frage für 30 Tage, um die Wissensbasis gezielt zu ergänzen; danach wird er automatisch gelöscht. Gespeichert werden nur der Fragetext, der Zeitpunkt und der zuständige Assistent, keine IP-Adresse, kein Gesprächsprotokoll und keine sonstige Zuordnung zu Ihrer Person. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem hilfreichen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte nennen Sie in Ihren Fragen keine persönlichen Daten.

Chat mit dem KI-Assistenten

Wenn Sie im Chat eine Nachricht senden, willigen Sie ein, dass diese Nachricht zur Beantwortung verarbeitet wird (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); der Hinweis dazu steht direkt über dem Eingabefeld. Ihre Nachricht und die letzten Nachrichten des laufenden Chats werden über unser Portal voiceagent.newways.gmbh an OpenAI übermittelt, dort zusammen mit freigegebenen Auszügen aus unserer Wissensbasis zu einer Antwort verarbeitet. Wir beauftragen dabei keine Speicherung bei OpenAI; OpenAI kann Anfragen nach seinen Bedingungen bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahren. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, einschließlich der USA, ist möglich. Der Chatverlauf bleibt nur im Speicher Ihres Browsers, bis Sie die Seite schließen; die Website setzt dafür keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Im Portal erfassen wir je Nachricht nur Zeitpunkt und technische Nutzungsdaten ohne Nachrichtentext, zur Abrechnung und zum Schutz vor Missbrauch. Chatprotokolle werden nur gespeichert, wenn dies für den Assistenten aktiviert ist, und nach der dort festgelegten Frist gelöscht.

Optionale Live-Sprachverbindung mit OpenAI

Wenn die Live-Option aktiviert ist, bittet der sichtbare Hinweis beim Start-Button um Zustimmung und verlinkt diese Datenschutzhinweise mit den Details zu OpenAI und möglicher Verarbeitung außerhalb der EU einschließlich USA. Erst durch Ihren bewussten Klick auf den Start-Button werden Ihre Spracheingaben live an OpenAI zur Spracherkennung und Sprachausgabe übertragen. Gesprächsinhalte werden zur Beantwortung mit freigegebenen, dem Agenten zugeordneten Wissensquellen im zentralen NewWays-Portal verarbeitet. Die Website selbst verarbeitet keine Gesprächsinhalte.

Für den zentralen Portalbetrieb wird keine ausschließlich europäische Verarbeitung zugesichert. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, einschließlich der USA, ist möglich. Für diese Option wird keine Verarbeitung ohne Speicherung zugesichert.

Sie können das Gespräch jederzeit beenden und damit die weitere Mikrofonübertragung stoppen. Die Live-Verbindung ist zeitlich begrenzt und endet spätestens nach 5 Minuten. Das Schließen im Browser stoppt lokale Medien, bestätigt aber keinen serverseitigen Gesprächs- oder Abrechnungsabschluss. Ist der Sprachdienst nicht verfügbar, zeigt das Widget dies an; es erfolgt kein Wechsel zu einem anderen Sprachanbieter.

5. Website-Check

Mit dem Website-Check unter newways.gmbh/website-check prüfen wir die öffentlich abrufbare Startseite einer Website. Dafür verarbeiten wir die eingegebene Website-Adresse und die dabei gemessenen technischen Werte. Für den Kurzbefund sind keine weiteren Angaben nötig.

Den vollständigen Bericht schicken wir an die E-Mail-Adresse, die Sie dafür angeben. Telefonnummer, Branche und Ort sind freiwillig. Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass wir Ihnen den Bericht zusenden und uns dazu persönlich bei Ihnen melden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern die Fassung dieser Einwilligung mit dem Zeitpunkt. Sie können sie jederzeit mit einer Nachricht an office@newways.gmbh widerrufen. Eine Anmeldung zu einem Newsletter ist damit nicht verbunden.

Empfänger

  • DataForSEO (DataForSEO OÜ, Estland) ruft die Startseite ab und misst sie. Übermittelt wird nur die Website-Adresse.
  • Resend (Resend Inc., USA) versendet die E-Mail mit dem Link zum Bericht.
  • cal.com (Cal.com, Inc., USA): Wenn Sie im Bericht ein Erstgespräch buchen, wechseln Sie zu cal.com. Dort gelten die Datenschutzhinweise von cal.com. Die Adresse Ihres Berichts geben wir dabei nicht weiter.
  • Supabase (Supabase Inc., USA): Das Bild der Startseite im Bericht laden wir aus unserem Speicher bei Supabase. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse dorthin übertragen.

Aufrufe des Berichts

Unsere E-Mails enthalten kein Zählpixel. Wir erfassen, ob und wann ein Bericht über seinen persönlichen Link geöffnet wurde und ob dort „Erstgespräch buchen“, die Telefonnummer oder „Rückruf anfordern“ gewählt wurde. Beim ersten Öffnen gilt die angegebene E-Mail-Adresse als bestätigt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen zuzuordnen und zeitnah zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Persönliche Links

Haben Sie einen Link zu einem Bericht per Brief oder E-Mail von uns erhalten, zeigt dieser Bericht ausschließlich Angaben zur öffentlich abrufbaren Website Ihres Betriebs und keine Namen von Ansprechpersonen.

Schutz vor Missbrauch

Wir begrenzen die Zahl der Prüfungen je Anschluss. Dafür speichern wir für höchstens zwei Tage eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse beim Dienst Upstash, nicht die Adresse selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Kurzbefunde ohne Kontaktangabe löschen wir nach 30 Tagen. Der Link zu einem Bericht ist 90 Tage gültig. Für Ihre Kontaktangaben gilt die Speicherdauer für Kontaktanfragen (Abschnitt 14).

6. Hosting

Diese Website wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet. Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zeitstempel) in Server-Logs gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website). Mehr: vercel.com/legal/privacy-policy

7. Reichweitenmessung (Analytics)

Zur Verbesserung unseres Angebots messen wir die Reichweite unserer Website mit Umami – einer datenschutzfreundlichen Analyse-Software, die wir selbst auf eigenen Servern in der EUbetreiben.

Umami arbeitet cookielos und ohne personenbezogene Daten: Es werden keine Cookies gesetzt, keine IP-Adressen gespeichert und keine Daten an Dritte oder in Drittländer übermittelt. Erhoben werden ausschließlich aggregierte, anonyme Statistiken (z. B. aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunftsregion, Gerätetyp, verweisende Website). Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich.

Da hierbei keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden und keine Cookies zum Einsatz kommen, ist für Umami keine Einwilligung erforderlich. Die unten beschriebene Marketingmessung wird davon getrennt und ausschließlich nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage für die anonyme Reichweitenmessung ist unser berechtigtes Interesse an der Analyse und Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Marketingmessung mit dem Meta Pixel

Wenn Sie im Einwilligungshinweis „Erlauben“ wählen oder unter „Einzeln auswählen“ das Marketing freigeben, laden wir den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Der Pixel hilft uns zu erkennen, ob unsere Anzeigen zu Seitenaufrufen, Terminbuchungen oder Kontaktanfragen führen. Dabei können insbesondere die aufgerufene URL, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie Meta-Kennungen wie _fbp und _fbc verarbeitet werden. Formularinhalte wie Name, E-Mail-Adresse oder Nachricht übermitteln wir nicht über den Pixel.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021. Ohne Einwilligung wird keine Verbindung zu Meta aufgebaut. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer widerrufen; dabei werden die Meta-Cookies auf unserer Domain gelöscht. Meta kann Daten auch in Drittländern, insbesondere den USA, verarbeiten und stützt Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

10. Statistik mit Google Analytics 4

Wenn Sie im Einwilligungshinweis „Erlauben“ wählen oder unter „Einzeln auswählen“ die Statistik freigeben, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit werten wir aus, wie unsere Website genutzt wird, etwa welche Seiten aufgerufen werden und woher Besucherinnen und Besucher kommen. Dabei können insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen, ungefährer Standort sowie die gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden. Google Analytics setzt Cookies (_ga und _ga_*, Laufzeit bis zu 2 Jahre).

Ihre Antworten speichern wir in zwei Cookies auf unserer Domain: newways_marketing_consent_v1 (Marketing, mit den Anbietern, für die Sie gefragt wurden) und newways_statistics_consent_v1 (Statistik), jeweils 180 Tage. Unter „Einzeln auswählen“ können Sie Statistik und Marketing getrennt freigeben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen. Beim Widerruf über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer schalten wir Google Analytics ab und löschen die Cookies auf unserer Domain. Zur Übermittlung in Drittländer gilt das zu Google Ads Gesagte.

11. Marketingmessung mit dem OpenAI-Pixel (Anzeigen in ChatGPT)

Wenn Sie im Einwilligungshinweis „Erlauben“ wählen oder das Marketing freigeben, laden wir den Pixel der OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. Er zeigt uns, ob eine Anzeige in ChatGPT zu einer Anfrage geführt hat. Dabei werden die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie Kennungen in Cookies verarbeitet: __oppref (Laufzeit 30 Tage, nur nach Klick auf eine Anzeige), __obref (365 Tage) und __oaiq_consent (Stand Ihrer Einwilligung). Formularinhalte übermitteln wir nicht.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021. Ohne Einwilligung wird keine Verbindung zu OpenAI aufgebaut. Beim Widerruf stoppt der Pixel und die Cookies werden gelöscht. OpenAI kann Daten auch in Drittländern, insbesondere den USA, verarbeiten; Übermittlungen stützen sich nach Angaben von OpenAI auf das EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI.

12. Anfragen-Messung mit dem AgenticCockpit

Wenn Sie über ein Formular anfragen oder auf unsere Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse klicken, zählt unser eigenes System AgenticCockpit diese Anfrage: Zeitpunkt, Art der Anfrage, Name des Formulars und aufgerufene Seite, ohne Formularinhalte, ohne Speicherung der IP-Adresse und ohne Cookies. Die IP-Adresse wird nur kurz zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung der Anfragen) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nur wenn Sie die Statistik freigeben, merken wir uns zusätzlich für die Dauer Ihres Besuchs, über welchen Weg Sie gekommen sind (z. B. Anzeige, Suchmaschine, ChatGPT). Das Cockpit betreiben wir auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland.

13. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde: dsb.gv.at

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: office@newways.gmbh

14. Speicherdauer

Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. 7 Jahre nach österreichischem Steuerrecht für Geschäftsdokumente).

15. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Wir behalten uns vor, sie bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienstleistungen anzupassen.