Praxisbeispiel: AH Safety Engineering — KI-Referenzprojekt aus dem Sicherheitsbereich

AH Safety Engineering ist ein Unternehmen aus der Sicherheitstechnik, das Maschinen und Anlagen auf Normkonformität prüft und dokumentiert. Gemeinsam mit NewWays hat das Team eine KI-Lösung aufgebaut, die bei Risikobeurteilungen und Normenrecherche unterstützt. Das Ergebnis: Deutlich weniger Zeit für Routinearbeit und mehr Raum für die eigentliche fachliche Prüfung.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das Projekt konkret abgelaufen ist. Nicht als graue Theorie, sondern als echtes Beispiel mit Zahlen, damit du einschätzen kannst, was in deinem Betrieb möglich wäre.

Wer ist AH Safety Engineering und was war die Ausgangslage

AH Safety Engineering begleitet Betriebe bei der sicherheitstechnischen Bewertung von Maschinen, zum Beispiel bei der CE-Kennzeichnung oder bei Risikobeurteilungen nach Maschinenrichtlinie. Das klingt trocken, ist aber im Kern eine sehr wissensintensive Arbeit. Jede Prüfung braucht den Abgleich mit einer Vielzahl an Normen, technischen Regeln und internen Checklisten.

Das Problem war nicht das fachliche Können. Das Team bei AH Safety Engineering ist erfahren und kennt sich aus. Das Problem war die Zeit, die für das Zusammensuchen von Informationen draufging. Vor jeder Beurteilung mussten die passenden Normen herausgesucht, frühere Berichte durchsucht und Formulierungen für die Dokumentation neu geschrieben werden. Das kostete pro Projekt mehrere Stunden, die nicht in die eigentliche fachliche Arbeit flossen, sondern in Suche und Verwaltung.

Die Aufgabe: KI im Sicherheitsbereich sinnvoll einsetzen

Genau hier setzt das Projekt an. Die Zielsetzung war klar: KI im Sicherheitsbereich soll nicht die fachliche Beurteilung ersetzen, sondern die Vorarbeit dazu beschleunigen. Das ist ein wichtiger Unterschied, den wir bei jedem Projekt in diesem Bereich betonen. Sicherheitstechnik ist keine Spielwiese für automatische Entscheidungen. Die Verantwortung bleibt beim Menschen. Die KI übernimmt die Fleißarbeit davor.

Konkret ging es um drei Bereiche:

• Schnelles Auffinden relevanter Normen und Textstellen aus einer großen internen Wissensbasis

• Vorformulierte Textbausteine für wiederkehrende Berichtsteile

• Eine durchsuchbare Ablage aller bisherigen Projekte, damit ähnliche Fälle als Vorlage dienen können

Die technische Basis dafür ist ein sogenanntes RAG-System (das steht für Retrieval Augmented Generation). Vereinfacht gesagt: Die KI durchsucht zuerst die firmeneigenen Dokumente nach passenden Stellen und erstellt erst danach eine Antwort daraus. Sie erfindet also nichts frei, sondern stützt sich immer auf echte, geprüfte Unterlagen von AH Safety Engineering. Das ist gerade im Sicherheitsbereich entscheidend, weil hier keine falschen oder erfundenen Angaben in einer Risikobeurteilung landen dürfen.

Wie die Lösung entstanden ist

Der Aufbau lief in mehreren Schritten ab, die sich auch auf andere Betriebe übertragen lassen.

Zuerst haben wir gemeinsam mit AH Safety Engineering geschaut, welche Dokumente überhaupt vorhanden sind. Normtexte, alte Prüfberichte, interne Checklisten, Vorlagen. Das war die Basis für die Wissensbasis der KI.

Danach ging es darum, diese Dokumente so aufzubereiten, dass die KI sie zuverlässig durchsuchen kann. Das klingt technisch, ist aber vor allem Fleißarbeit: Dokumente strukturieren, Duplikate entfernen, veraltete Fassungen aussortieren.

Im dritten Schritt haben wir eine einfache Oberfläche gebaut, über die das Team direkt Fragen stellen kann, etwa „Welche Normen gelten für die Absicherung von Pressenanlagen mit Zweihandbedienung?“ Die KI liefert dann die passenden Stellen aus den hinterlegten Normen und Berichten, mit Quellenangabe, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, woher die Information stammt.

Zuletzt haben wir das System zwei Wochen im echten Arbeitsalltag getestet und nach dem Feedback des Teams nachgeschärft. Das ist bei uns Standard: Kein Projekt geht ohne Testphase live, weil erst im echten Einsatz klar wird, wo noch etwas hakt.

Das Ergebnis in Zahlen

Bei einer typischen Risikobeurteilung, die vorher rund sechs bis acht Stunden Recherche- und Schreibarbeit gebraucht hat, konnte AH Safety Engineering nach der Einführung der KI-Lösung im Schnitt zwei bis drei Stunden pro Projekt einsparen. Bei mehreren Projekten pro Woche summiert sich das schnell auf einen ganzen Arbeitstag, den das Team nun für zusätzliche Prüfungen oder Kundengespräche nutzen kann statt für die Suche nach der richtigen Normstelle.

Wichtig dabei: Die Zeitersparnis kam nicht durch weniger Sorgfalt, sondern durch weniger Leerlauf. Die fachliche Prüfung selbst dauert genauso lange wie vorher. Was wegfällt, ist das mühsame Zusammensuchen von Informationen, das vorher einen großen Teil der Zeit gefressen hat.

Ein zweites Beispiel: Elektroprüfung im Mittelstand

Um zu zeigen, dass dieses Muster kein Einzelfall ist, lohnt sich ein Blick auf ein ähnlich gelagertes, typisches Szenario aus der Praxis: ein mittelständischer Betrieb für Elektroprüfungen nach den einschlägigen Normen für ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen. Solche Betriebe prüfen laufend Anlagen in Hotels, Büros und Produktionsstätten und müssen für jeden Prüfbericht die passenden Normstellen, Grenzwerte und Prüfintervalle heraussuchen.

In einem vergleichbaren Aufbau, wie wir ihn bei AH Safety Engineering umgesetzt haben, lässt sich diese Recherchearbeit ebenfalls stark verkürzen. Die Prüfer geben eine Frage zur Anlage ein, etwa zu Schutzmaßnahmen bei einer bestimmten Anlagenklasse, und bekommen die relevanten Normstellen direkt aus der eigenen Dokumentensammlung geliefert, statt in mehreren PDF-Dateien und Ordnern zu suchen. Realistisch lässt sich dabei pro Prüfbericht mit einer Stunde Zeitersparnis rechnen. Bei einem Betrieb, der zehn bis fünfzehn Prüfberichte pro Woche erstellt, kommen so schnell mehrere Arbeitstage im Monat zusammen, die für zusätzliche Aufträge oder für die Einarbeitung neuer Kollegen genutzt werden können.

Der entscheidende Punkt ist auch hier: Die Prüfung selbst bleibt Handarbeit eines Fachmenschen. Die KI liefert nur die Grundlage schneller, damit die eigentliche Entscheidung nicht durch Suchzeit verzögert wird.

Was andere Betriebe im Sicherheitsbereich daraus mitnehmen können

Das Projekt mit AH Safety Engineering zeigt gut, dass KI im Sicherheitsbereich nicht bedeutet, Kontrolle abzugeben. Es bedeutet, die Vorarbeit zu beschleunigen, damit mehr Zeit für die eigentliche fachliche Arbeit bleibt. Das lässt sich auf viele ähnliche Betriebe übertragen: Prüfstellen, technische Büros, aber auch Immobilienmakler mit umfangreicher Vertragsprüfung oder Handwerksbetriebe mit vielen Normvorgaben.

Wer viel Zeit mit dem Durchsuchen von Dokumenten, Normen oder alten Projekten verbringt, hat meist ein ähnliches Muster wie AH Safety Engineering. Und genau dieses Muster lässt sich mit einer gut aufgesetzten KI-Lösung deutlich verkürzen.

So startest du ein ähnliches Projekt in deinem Betrieb

Wenn du überlegst, ob so ein Ansatz auch bei dir funktionieren könnte, hilft eine einfache Reihenfolge, die sich bei uns bewährt hat:

• Schau dir einen einzelnen, klar abgegrenzten Arbeitsschritt an, bei dem regelmäßig viel Recherche- oder Suchzeit anfällt

• Sammle die Dokumente, die für diesen Schritt wirklich gebraucht werden, statt gleich das ganze Archiv einzubeziehen

• Miss grob, wie viel Zeit dieser Schritt aktuell kostet, damit du später den Nutzen einschätzen kannst

• Starte mit einer kleinen Testversion und einem überschaubaren Kreis an Nutzern im Team

• Erst wenn das gut läuft, erweitere den Umfang auf weitere Dokumente oder Abteilungen

Dieser Weg dauert am Anfang etwas länger, spart aber am Ende viel Aufwand, weil du nicht ein großes System auf einmal einführst, das niemand richtig testen konnte.

Häufige Fehler bei solchen Projekten

Aus unserer Erfahrung mit ähnlichen Projekten gibt es ein paar Stolperfallen, die wir bewusst vermieden haben und die auch du im Kopf behalten solltest:

• Zu große Systeme auf einmal bauen wollen, statt mit einem klaren, kleinen Anwendungsfall zu starten

• Veraltete oder widersprüchliche Dokumente ungeprüft in die Wissensbasis übernehmen

• Keine Testphase einplanen und direkt live gehen

• Der KI zu viel Entscheidungsspielraum geben, wo eigentlich ein Mensch die Verantwortung tragen muss

Gerade der letzte Punkt ist im Sicherheitsbereich besonders wichtig. Die KI liefert Informationen und Vorschläge, die fachliche Entscheidung bleibt aber immer bei der Person, die die Beurteilung unterschreibt.

Kurze FAQ zum Projekt

Ersetzt die KI die Risikobeurteilung selbst? Nein. Sie unterstützt bei der Recherche und Textvorbereitung. Die fachliche Bewertung bleibt Aufgabe der Sicherheitsingenieure.

Braucht man dafür eine eigene IT-Abteilung? Nein. Das System wurde so aufgebaut, dass es ohne technisches Vorwissen im Alltag bedienbar ist.

Lässt sich sowas auch für kleinere Betriebe umsetzen? Ja. Der Aufwand richtet sich nach der Menge und Struktur der vorhandenen Dokumente, nicht nach der Unternehmensgröße.

Wie lange dauert der Aufbau so eines Systems in etwa? Bei einem klar abgegrenzten Anwendungsfall wie bei AH Safety Engineering waren es vom ersten Gespräch bis zur getesteten Version rund vier bis sechs Wochen. Die genaue Dauer hängt davon ab, wie viele Dokumente aufbereitet werden müssen.

Dein nächster Schritt

Wenn du in einem ähnlichen Bereich arbeitest und selbst viel Zeit mit Suchen, Nachschlagen oder wiederkehrender Dokumentation verbringst, lohnt sich ein Blick auf dein eigenes Potenzial. Schreib uns einfach an office@newways.gmbh oder vereinbare ein kostenloses Erstgespräch über newways.gmbh. Wir schauen uns gemeinsam an, wo bei dir im Betrieb die größten Zeitfresser stecken und was eine passende KI-Lösung dagegen ausrichten kann.